分享 | 赖慧瑛（秘书文凭课程毕）
在秘书学院毕业后，我便开始了工作生涯，虽然拥有了秘书课程的专业文凭，但是没有工作经验，我只能从低层做起。从书记、行政助理，到首席执行员（CEO）的私人助理（personal assistant，又称私人秘书），这些都是我吸取经验的职位。
担任首席执行员私人助理的工作范围很广，需要兼顾许多事务。就拿一天的工作流程来说吧……
早晨一到办公室，首先得到上司的办公室去，替他整理桌上的文件；察看有哪些文件是有待处理的、哪些是已经处理的、哪些是需要他签名的等，都要一一归类放好。
上司上班后，得向他报告当天内的约会流程。如会议、面谈，或午餐约会等时间、地点、对象，都得一一提醒、报备。如果临时有任何更动，须立即处理。
如果当天有会议，必须提前将开会资料准备妥当，开会时需要进行会议记录。其他工作包括：草拟信件、报告书等。通常是由上司口述，因此掌握速写（shorthand）是必要的。
若公司有访客来访，身为助理的便必须负责接待、负责介绍公司，将访客的意见及需要等记录在案，过后再请示上司、处理。
此外，若公司要举行任何活动时，助理也得协助执行一切事前及事后工作的行政及联络工作。
总之，私人助理等于是老板的先锋，替老板处理及过滤决策前的一切事务，最后才交由老板面批、决策。决策后的方案再交由我们去执行。担任私人助理的应变能力要强，交际能力也要很好。老实说，这是一份蛮充满挑战性的工作。
（原载 秘书的一天，《升学情报 第4期》，2000年）
